”Kanban” och ”retrospektiv”

Agila metoder är väldigt aktuella just nu och det som finns skrivet om dem är i det närmaste enbart positivt. Agil betyder ”lättrörlig” och metoderna används för kunna arbeta mer effektivt och flexibelt, få bättre resultat och nöjdare kunder.

Kanban är en av dessa metoder som man som individ eller grupp kan prova utan att behöva omstrukturera hela företaget. Kanban är ett japanskt ord som ordagrant betyder ”visuellt kort” men som kan översättas med ”Anslagstavla” . Kort kan man säga att Kanban är ett sätt att organisera ett arbetsflöde med hjälp av olika kolumner på en ”anslagstavla” och post-It-lappar för de olika aktiviteterna som går genom flödet.

Metoden skapades av Toyota under 50-talet och revolutionerade biltillverkningen. Med hjälp av metoden begränsar man antalet samtidigt pågående aktiviteter vilket gör att man blir färdig med A och B innan man börjar på C och D, man blir effektivare helt enkelt. Många gånger underskattar vi tidsförlusten av att jobba med många saker samtidigt.

”Anslagstavlan”:
När man börjar använda Kanban är det första steget ofta att skaffa en tavla och några post-it-lappar. (Tips: använd 3Ms Super Sticky-lappar istället för de vanliga. Då slipper man plocka upp lappar som trillat ner och försöka komma ihåg var de satt.) Har man ingen tavla tar man en väggyta eller ett fönster. Ytan delas in i ett antal olika kolumner (exempelvis med tejp) som man ger olika rubriker. Det skulle också kunna vara ”inkommande”, ”prioriterade”, ”pågående” och ”avslutade”. Eller ännu enklare: “Att göra”, “Pågående arbete” och “Klart”.

Så här används Kanban:
Skriv ner allt som du/ni har att göra – en lapp per aktivitet – och sätt dem i “Att göra”-kolumnen. I början räcker det med en färg på post-It-lapparna.

När det sen är dags att börja jobba med en ny aktivitet väljer man en lapp, och flyttar den till “Pågående arbete”. Om man inte hinner klart eller ändrar sig, så flyttar man tillbaks lappen till “Att göra”. Blir man klar med arbetsuppgiften flyttas lappen till sista kolumnen (klart eller avslutade).

Med Kanban får man en överblick över allt som måste göras genom att bara titta på väggen. Metoden är ingenting för den som har något att dölja. Man ser enkelt vad som tenderar att prioriteras och olika beroenden synliggörs, till exempel var arbetet fastnar. Man ser hur bra det går genom att titta på hur många lappar som sitter i “Pågående arbete” och “Klart”. Att prioritera rätt saker är kärnan i Kanban. Man kan visa prioritet genom att sätta de viktigaste lapparna högst upp på tavlan och de mindre viktiga längre ner.

En viktig strategi är att begränsa hur många lappar som kan sitta i “Pågående-kolumnen”. På så sätt ser man till att behålla fokus och minimerar risker. Det kan vara svårt att veta hur många som är ”för många” – men välj bara en regel (till exempel att ingen kolumn får ha fler än två Post-It-lappar samtidigt) och prova det ett tag.

Vill man utveckla metoden Kanban lite mer kan man utnyttja olika färger på Post-It-lappar. Exempel: gula lappar för planerat arbete och rosa lappar för oplanerade saker som dyker upp. På så sätt kan man visualisera hur mycket av tiden som går åt till oplanerat, oförutsägbart – och ofta stressigt – arbete.  Man kan också använda olika färger till olika produkter eller projekt som man jobbar med.

Nästa steg är att börja uppskatta hur mycket tid genomförandet av varje aktivitet/lapp kommer att ta. Varje lapp som ska upp på tavlan ska ha en tidsuppskattning (t.ex. hur många timmar) skrivet på baksidan. Sedan kan man använda hörnet på framsidan av lappen för att skriva ner den faktiska tiden. När en lapp är klar kontrollerar man hur bra uppskattningen var.

En guldregel med Lean och Agile är att experimentera och inte vara rädd för att testa nya saker eller variationer. Man provar en metod och diskuterar sedan hur väl det fungerade och anpassar den efter behoven. Inom Agile kallas det för en retrospektiv – att man sätter undan lite tid för att regelbundet titta tillbaka och se hur bra metoden fungerar och tänker på vad man kan göra annorlunda i framtiden så att det fungerar bättre.



Kommentera