M som i möten

Tycker du som jag att många av de möten som vi deltar i – och leder – skulle kunna bli mer effektiva på många sätt? Hemligheten bakom ett lyckat möte heter PLANERING. Ju större möte, desto mer planering krävs. Men även ett kort möte för en mindre grupp vinner på att ni tänker igenom vad som ska uppnås och har en plan hur det ska gå till.

Syftet: Varför ska mötet genomföras? Ett bra möte bygger på att alla vet varför ni genomför det. Se till att kommunicera det till alla deltagare innan mötet. Till exempel:

  • informera
  • planera
  • fördela arbetsuppgifter
  • fatta beslut
  • lösa problem
  • skapa idéer
  • utbyta erfarenheter
  • stärka gemenskap och vi-känsla

Vad är målet? Vad vill ni uppnå med mötet? Vad ska ha hänt vid mötets slut? Målet ska formuleras så att ni kan avgöra om ni nått det eller ej, det ska gå att mäta. Att mäta i det här sammanhanget behöver inte vara mer avancerat än att man frågar de som deltar om ni nått målet.

Hur länge ska mötet pågå? Anpassa antalet punkter till den tid som finns. Var realistisk och pressa inte in för mycket. Avsätt tid för reflektion, sammanfattning, paus, utvärdering etc. För att inte för mycket arbetstid ska intecknas kan man för vissa typer av möten ha en regel att man har korta möten, och om tiden inte räcker till så bokar man ett nytt kort möte.

Vilka mötesmetoder ska användas? Anpassa upplägget och välj metoder utifrån syftet. En metod som uppmuntrar till dialog skapar engagemang och delaktighet. Vissa möten behöver vara mer formella än andra men de flesta möten vinner på att vara mindre formella.

Var ska mötet hållas? Välj om möjligt en lokal som du kan möblera så att alla ser varandra, till exempel i U-bord eller i öar med plats för 4-5 personer. Du kan också fundera på om ni kan träffas under mer lättsamma former – mötet kanske inte behöver vara i ett traditionellt mötesrum? Tänk efter vilken utrustning som behövs (teknik, blädderblock, pennor, papper, postit-lappar, tejp, sax etc). Testa före mötet att utrustningen fungerar. För att deltagarna ska kunna fokusera på mötets viktiga innehåll krävs det att allt praktiskt fungerar.

Vilka ska vara med på mötet? Respektera andras arbetstid och tänk igenom vilka som ska delta. Skicka ut underlag och inbjudan till deltagarna i god tid före mötet så att man vid behov kan förbereda sig. Motivera gärna varför personerna ska delta – då vet mötesdeltagarna vad de förväntas bidra med, samt kan lättare hitta ersättare när de själva inte kan närvara. Deltagarnas motivation ökar när de känner att ”det finns en anledning till att just jag sitter här” och inte ”vad gör jag här?”.

Vem ska hålla i mötet? Vem ska leda mötet? Vem ska hålla i inledningen? Vem ska leda gruppdiskussionerna? Kan du klara allt själv, eller behöver du hjälp av en kollega eller anlita en moderator?

Hur ska mötet dokumenteras? Behövs det ett formellt beslutsprotokoll eller räcker det med minnesanteckningar? Bestäm vad som ska göras med resultatet från mötet. Informera om och gör synligt för alla vad nästa steg är.

Hur ska mötet utvärderas? Räcker det med en runda då alla får säga några ord om mötet? Eller vill du kunna sammanställa ett skriftligt resultat? Då kan du antingen lämna ut en enkel enkät/utvärdering vid slutet av mötet som de får fylla i på plats eller maila en utvärdering till deltagarna. (Det finns dock risk att alla inte svarar då utvärderingen kommer i efterhand.)

Fler tips och konkreta metoder för mötesledning finns bland annat i kategorierna: Grundmetoder och Mötesteknik.

 



Kommentera