Metoder och övningar kan vara mer eller mindre lämpliga att använda beroende på var i utvecklingsprocessen en grupp befinner sig. För att veta vilka aktiviteter som passar behöver man som ledare förstå gruppdynamik. Det finns många modeller som beskriver gruppers utveckling. En forskningsbaserad modell för grupputveckling är Susan Wheelans Integrated Model of Group Development (IMGD).
Susan Wheelan har under 30 års tid studerat arbetsgruppers utveckling, bland annat som professor vid Temple University i Philadelphia. Hennes modell över hur grupper utvecklas (IMGD) speglar de faser vi människor upplever och går igenom:
barndomen - kännetecknas av tillhörighet och beroende,
tonåren - en mer konfliktfylld period,
ung vuxen - fokus på relationer, familj och karriär
vuxen - arbetet tar mycket tid i anspråk
ålderdomen – arbetsfokuset börjar avta
Susan Wheelans modell omfattar fyra stadier i en grupps utveckling samt ett femte stadie som behandlar arbetsgruppens upplösande (som jag inte går in på här).
1. Tillhörighet och trygghet
2. Opposition och konflikt
3. Tillit och struktur
4. Arbete och produktivitet
(5. Avslut)
Enligt Wheelans forskning finns de här utvecklingsstadierna i alla arbetsgrupper. Gruppen kan gå igenom alla eller fastna i något stadie. Grupputvecklingen sker enligt ett visst mönster, och till skillnad från andra välkända modeller för grupputveckling (till exempel FIRO) så menar Susan att gruppen inte börjar om från början när den får en ny medlem. En ny medlem skolas istället in i gruppens miljö och kultur. För att gruppen ska backa till första stadiet krävs att minst 51 procent av medlemmarna byts ut. Däremot kan frågor från tidigare faser bli aktuella när det tillkommer nya medlemmar och då måste gruppen hantera dessa frågor.
Stadie 1 - Tillhörighet och trygghet
I en nybildad grupp är medlemmarna trevande och försiktiga, man undviker konflikter och vill inte sticka ut för mycket. Det kan finnas en rädsla för det nya och främmande och medlemmarna lägger stor energi på att försöka läsa av varandra. De är mån om att vara till lags men testar samtidigt gränserna för att ta reda på vilka roller, strukturer och regler som gäller. Individerna utforskar sällan gruppens mål – tror att det är klart för alla. Gruppen visar ett stort beroende av ledaren, som i detta stadie måste vara styrande och uppgiftsorienterad.
Ledaren underlättar grupputvecklingen genom att öka gruppmedlemmarnas förståelse för målet och sätten att uppnå det. En framgångsfaktor är att se till att diskussionerna är öppna och att ge positiv feedback. Det lockar till fler förslag och idéer.
Gruppen går vidare till stadie 2 när det skapats en tillhörighet mellan medlemmarna i gruppen och det finns en viss förutsägbarhet i interaktionen. Medlemmarna känner sig då tryggare i att dela med sig av idéer och förslag för att arbeta mot gruppens mål och lojaliteten gentemot gruppen har ökat.
Stadie 2 - Opposition och konflikt
Makt, inflytande och roller är huvudfrågor i detta stadie. Ledaren ifrågasätts och utmanas, liksom de flesta andra som hotar det egna inflytandet. Konflikter och meningsskiljaktigheter är vanliga och det bildas ofta subgrupper med de som har liknande synsätt och värderingar. En utmaning för ledaren är att stå fast, stå ut, inte dras med i beteendet. Jämför med att vara förälder till en tonåring! Konflikter är nödvändiga för gruppens utveckling. När konflikter kan hanteras skapas en grundtrygghet och förtroendet inom gruppen ökar. Konflikterna är helt enkelt ett positivt tecken på att medlemmarna är beredda att ta mer ansvar!
Ett sätt för ledaren att hantera konflikterna är att hjälpa medlemmarna att fokusera på mål och uppgifter och att öka förståelsen för vad som gör gruppen effektiv. I takt med att medlemmarna utvecklas till att vilja bli mer självständiga och ha större inflytande kan ledarstilen bli allt mindre styrande och mer coachande. Att fördela makt och ansvar blir en viktig del av ledarens arbete.
Gruppen går vidare till nästa stadie när mål, roller och ledarskap är tydligt för alla medlemmar.
Stadie 3 - Tillit och struktur
Nu infinner sig lugn och stabilitet. Gruppmedlemmarna har lyckats komma överens om mål, roller och ledarskap. De känner sig mer säkra både på ledaren och på varandra. Relationerna kännetecknas av tillit och förtroende. Gruppen är nu mer robust än tidigare och vet hur eventuella konflikter ska lösas. Olikheter tillåts och feedbacken handlar mer om sakfrågor än om personkonflikter och dolda agendor. Det är fokus på att utveckla strukturer, mål och fördelning av arbetet. I gruppen kan medlemmarna tillvarata varandras kunskaper och resurser och därmed ökar effektiviteten. Subgrupper är inte längre hotfulla utan ses som något bra för att nyttja kompetens på bästa sätt och jobba effektivt.
Gruppmedlemmarna är så självgående i sitt samarbete att ledaren alltmer kan fokusera på att vara expert eller strateg. Men grupper som befinner sig i stadie 3 kan behöva hjälp med att hitta balans mellan arbetet i gruppen och övriga livet. De behöver också bli klara över de normer och beteenden som förhindrar fortsatt utveckling. Exempel på sådana normer kan vara vilka som har mest inflytande, vilka som tar för sig mest, vilka och vilka beteenden premieras och så vidare.
För att gruppen ska utvecklas till ett effektivt team i stadie 4 är det en förutsättning att gruppen har en kommunikation som är öppen och uppgiftsorienterad där det är tillåtet att uttrycka tankar och känslor. Då kan dialogen bli kreativ och gruppen och verksamheten kan utvecklas ytterligare.
Stadie 4 - Arbete och produktivitet
Gruppen har utvecklats till ett effektivt team, med högt verksamhetsfokus och produktivt samarbete. Gruppens energi används till att lösa arbetsuppgifter istället för att fundera över relationer och konflikter. Diskussionerna störs inte längre av individuella behov att hävda sig, opponera mot målet eller av rädsla att göra bort sig. Rollerna i gruppen fördelas efter kompetens och kommunikationen är öppen, alla blir hörda. Gruppens medlemmar utbyter idéer och ger återkoppling till varandra. Arbetstillfredsställelsen är hög.
Ledaren blir här en expertresurs och fungerar som en slags konsult. Utmaningen i det fjärde stadiet är att skapa förnyelse så att gruppen inte stagnerar. Ledaren behöver också vara uppmärksam när nya medlemmar kommer till eller lämnar - vilket kan leda till att frågor från tidigare stadier blir aktuella. Då är det viktigt med en öppen diskussion och utvärdering om hur gruppen fungerar.
Det är ovanligt att grupper når stadie 4, de grupper som ändå gjort det har arbetat under minst sex månader och då också fått tid och resurser att arbeta aktivt med sin grupputveckling.
Susan Wheelans forskning visar även att
- en grupp som består av 3-6 personer fungerar bäst, att få en grupp om åtta eller fler personer att fungera är mycket svårare.
- fokus på målet är viktigt. Ni är inte en grupp om ni inte har ett gemensamt mål.
- personer som avskyr varandra kan arbeta tillsammans, men ingen klarar att leda en arbetsgrupp som är fast i konflikter.
- gruppen är starkare än individer, en grupps misslyckanden beror alltså inte på enskilda individer.
- grupputveckling sker över tid förutsatt att processen följer vissa tidsramar och att möten hålls med regelbundenhet.
En effektiv grupputveckling måste alltid utgå från det utvecklingsstadie som gruppen befinner sig på och insatserna som görs för att utveckla gruppen skall anpassas efter det aktuella stadiet. Fokus ska ligga på behov som finns i gruppen som system, inte på behoven hos medlemmarna i gruppen som individer.
Källa: Wheelan, S. A. (2005). Creating Effective Teams- a guide for members and leaders (2nd ed). Thousand Oaks, Calif: SAGE