Känner du dig stressad och tycker att du har för mycket att göra?
Hinner du inte med alla måsten i arbetslivet och privatlivet?
Lägger du din tid på rätt saker?
Att skriva upp sina sysslor och arbetsuppgifter och sedan sortera dem gör det lättare att prioritera rätt. Till din hjälp kan du använda en fyrfältare. Metoden kan användas både som individ eller i en arbetsgrupp/projektgrupp.
Den här metoden kallas Eisenhowermetoden eller Eisehowerprincipen. Den lär nämligen ha använts av den amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower, som sa så här: What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important. Fritt översatt: det som är viktigt är det sällan bråttom med, och det som det är bråttom med är sällan viktigt.
I projektgruppen eller arbetsteamet är denna metod mycket användbar för att undvika missförstånd kring vad som är viktigt och bråttom, få en bra arbetsmiljö och balans i tillvaron. Du/ni gör själva bedömningen, men det kan vara bra att stämma av med uppdragsgivare, chef och medarbetare.
Skriv ner de sysslor/arbetsuppgifter som du/ni har, antingen i en lista eller på post it-lappar, en sak per lapp. Skriv sedan in dem eller sortera in lapparna i en fyrfältare som ser ut så här:
För varje syssla så tänker du efter... Är detta något som är viktig för dig? Är det ett måste för att du ska nå dina/era mål? Om du inte skulle göra det här, vad skulle hända då? Är det verkligen så bråttom som du först tänkte? Kanske kommer du/ni fram till att det egentligen inte är något som är högt prioriterat.
När du/ni sorterat klart är det dags att titta på resultatet:
Bråttom men inte viktigt:
Saker som kan delegeras. Kan vara sådant som inte är viktigt för dig utan för någon annan. Ställ frågan: Vems är ansvaret? Kan du ta bort det från din att-göra-lista och på så sätt frigöra tid till annat som ÄR viktigt för dig?
Bråttom och viktigt:
Tråkiga och svåra saker kan hamna här om man skjuter upp att ta itu med dem. Inget idealiskt läge men det måste ändå göras. Det går fort, men riskerar att bli fel, du hinner inte stämma av. Du hanterar det genom att acceptera ev. lägre kvalitet, hitta en good enough-nivå. Hamnar allt i "röda rutan"? Det är en varningssignal. Då är det dags att prioritera hårdare, börja delegera eller hitta nya mer effektiva metoder och arbetssätt.
Kan vänta och är inte viktigt:
Har något sorterats in i den gröna rutan? Detta är sysslor som kan göras när som helst - eller aldrig. Det är varken viktigt eller bråttom och ingen kommer att fråga efter det. Det är grönt att rensa bort för att frigöra mer tid för det som faktiskt är viktigt för dig. Fundera på om du gör saker inom denna kategori för att fly bort och för att det känns kul - som att se på tv.
Kan vänta och är viktigt:
Det du gör som är viktigt för dig men mindre bråttom. Ett idealiskt läge utan stress. Du har tid att göra din syssla omsorgsfullt och systematiskt, har tid att göra avstämningar, få kontroll och hög kvalitet. Det här är läget att sträva efter!
Lycka till med prioriteringen!