När ni vill förbättra arbetssätt och bli skickligare och effektivare är det en bra idé att göra en utvärdering. Varför då? Jo när vi har upplevt något och sedan reflekterar över vad som fungerade respektive inte fungerade skapar vi empirisk kunskap. När vi själva upplever saker skapas kunskap som förankras djupare än de kunskaper som vi skaffar oss via böcker eller andras berättelser.
"Fortsätta, sluta och börja med" är en enkel metod som kan användas både individuellt och i grupp. Du/ni ser vilka bra saker som du/ni faktiskt redan gör och vill fortsätta med samt vilka nya grepp som kan tillföras. Genom att använda en metod för utvärdering kan du få hjälp att reflektera, lära och vidareutveckla dig själv, din arbetsgrupp eller organisationen.
Arbetsgång:
Bestäm först vad som ska utvärdera. Är det en arbetsuppgift, ett genomfört uppdrag eller ett arbetssätt som sker fortlöpande? Kanske handlar det om en grupps vardagliga relationer. Det kan vara ett gemensamt pågående arbete eller något du gör på egen hand. När det är klart för alla vad som skall utvärderas arbetar man sig igenom ett antal frågor:
1) Hur har det gått?
Lyft fram både alla erfarenheter och upplevelser, både positiva och negativa - vi lär oss ju även av våra misstag. Värdera inte någons uttalande (då riskerar du att deltagarna hamnar i försvarsläge). Undvik att redan nu börja diskutera lösningar och idéer. Använd frågor som: Hur gjorde vi? Vilka var inblandade? Hur fungerade kommunikationen? Vad har varit bra/dåligt? Nådde vi våra mål? Varför/varför inte? Vad fungerar?
När alla erfarenheter och resultat kommit upp på bordet så går du över till nästa steg i metoden:
2) Vad ska jag/vi fortsätta med?
Utifrån alla erfarenheter som lyfts fram vaskar du fram det som fungerat bra - framgångsfaktorerna. Det är beteenden/aktiviteter som ni kan fortsätta att använda er av. Använd gärna en whiteboard eller ett blädderblock och skriv i punktform under rubriken: Jag/vi ska fortsätta att...
3) Vad ska jag/vi sluta med?
Vilka felsteg har du/ni gjort och vilka arbetssätt och metoder har inte gett önskat resultat? Lyft upp det som inte fungerat och bestäm vilket beteende eller vilka handlingar du/ni ska undvika i framtiden. Skriv upp detta under rubriken: Jag/vi ska sluta att... För att få en helhetsbild kan ni skriva dessa punkter i en kolumn bredvid punkterna med vad du/ni ska fortsätta att göra.
3) Vad ska jag/vi börja med?
Du/ni har nu tagit vara på både bra och mindre bra erfarenheter. Troligen har detta väckt idéer om vad ni kan tillföra för att få bättre resultat framöver. Gör en brainstorming kring vilka nya handlingar och beteenden ni/du skulle kunna börja med. Sortera sedan resultatet. Vilka idéer är rimliga? Vad går lätt och snabbt att börja med? Vad kommer att ge störst effekt? Gör eventuellt en prioritering av idéerna, exempelvis genom att alla deltagarna får "rösta" på de tre idéer som de tror ger bäst resultat. Dokumentera som tidigare i en tredje spalt under rubriken: Jag/vi ska börja med...
Några tips:
Metoden är bra att använda då gruppen behöver prata av sig och "skaka" av sig negativa saker som bara tar energi.
Ju större gruppen är desto mer tid kräver övningen.
Formulera gärna en gemensam handlingsplan och bestäm vad ni ska vi börja med innan ni skiljs åt.
Det kan vara en stor fördel att chef /ledare med mandat att fatta beslut är med och gör övningen. Då blir det enklare att komma vidare med önskade aktiviteter.
Vid dokumentationen på whiteboard kan du använda symboler för varje kategori, till exempel grön pil, röd pil och utropstecken. Alternativt tumme upp, tumme ner och en "idé-glödlampa". Men det kan ju vara lite svårare att få till om du ritar på fri hand... ;-)