Går det att skapa engagerande digitala möten?
Hur kan jag öka delaktigheten på distansmöten? Det är de två vanligaste frågorna jag får när det gäller resfria möten. Det går absolut, här kommer några tips. För mig börjar det redan vid inbjudan.
Bjud in välkomnande
Om du vill att mötet ska kännetecknas av delaktighet, signalera det redan när du bjuder in. Använd ett språk som visar att det finns utrymme för medverkan och förklara syftet med mötet. Stäm av vilka dagar som passar deltagarna genom att använda digitala kalendrar och möjligheten att enkelt översätta tiderna till olika tidszoner om ni har ett internationellt möte. Det visar att deltagarna är viktiga.
Samtidigt som du bjuder in till mötet; erbjud också ett teknikmöte så att alla ska känna sig bekväma med den plattform du valt. Håll det gärna någon dag innan så att deltagarna hinner ordna sin teknik om det är något som strular. Använd teknikmötet för att leka och testa vad som är möjligt. Som ledare kan du bidra med ett nyfiket förhållningssätt där ni provar och lär av varandra.
När deltagarna kopplar upp sig på mötet, hälsa dem välkomna “i dörren” precis som du skulle göra på ett fysiskt möte. Inbjud alla att starta sin mikrofon och kamera, att säga något. Möblera rummet genom att sätta deltagarna i en cirkel. Rita en cirkel på en gemensam skrivyta och låt dem placera ut sig genom att skriva namn och kanske en bild, ett skärmklipp går bra om de saknar bild att ladda upp.
Tips: Gör gärna en ”landa och fokusera-övning”. Låt deltagarna välja ett föremål i rummet de sitter, eller en färg. Presentera en fråga som är kopplad till ämnet ni ska fokusera på under dagen. Låt gruppen i tystnad fundera på vad föremålet/färgen säger dem. Dela in deltagarna i par där de får dela tankar med varandra, för att sedan kort presentera sin kollega och berätta vad föremålet sa dem, kopplat till frågan.
Möjligheten att bjuda in deltagarna i grupprum skiljer mellan de olika plattformarna. I en del, till exempel i QiQochat, går det att skapa grupprum dit deltagarna tar sig själva . I andra, till exempel Teams, går det att skapa kanaler och ordna snabbmöten. I Zoom skickar du som mötesledare ut deltagarna i grupper. Eller varför inte kommunicera genom ett vanligt enkelt telefonsamtal till varandra?
Designa för delaktighet och olika behov
Precis som vid fysiska möten, och kanske i ännu större utsträckning, kräver digitala möten en god mötesdesign.
Designa utifrån att bjuda in hela människan. Vi har olika sätt att lära och uttrycka oss. Under vissa delar av mötet ger du möjlighet för deltagarna att lyssna på varandra, men också möjlighet att uttrycka sig genom att tala. Under andra delar av mötet kan deltagarna skriva på gemensamma skrivytor. För en del kan det vara viktigt att få tid att reflektera, så ge utrymme för det på mötet samt dela referenser och skicka ut förberedelsematerial. Kan du väcka känslor under mötet? Det kan göras med olika case-beskrivningar eller genom att titta på en kort film.
Fyra sätt att skapa interaktivitet
Här följer några exempel på hur du kan bjuda in deltagarna att delta aktivt på mötet.
Skapa en gemensam skrivyta där ni kan arbeta tillsammans. Gör det till exempel i Google docs som delas. Alla som fått länken kan redigera eftersom alla kan skriva samtidigt. Det är ett sätt att engagera hela gruppen. Det går också snabbare att samla in åsikter, än att gå en runda.
Älskar du post-it? Det finns olika digitala verktyg som gör det möjligt att både skriva post-it och sedan klustra dem. I G-suite ingår Jamboard, Miro och Mural är två andra, Microsofts whiteboard har olika varianter.
Fördela ordet, använd gärna cirkeln ni skapade i början och gå laget runt när ni ska samtala om något. Eller använd deltagarlistan uppifrån, nedifrån eller starta i mitten.
Vernissage. Låt grupper eller individer arbeta på en gemensam skrivyta, till exempel en gemensam powerpoint, en fråga per bild. Låt deltagarna vandra runt i tystnad under till exempel 15 minuter och skriva på de olika bladen, därefter går ni på gemensamt vernissage. Precis som ett blädderblocksvernissage.
Som du ser är det mesta som görs på ett fysiskt möte möjligt även digitalt. Verktygen utvecklas hela tiden. Designa mötet, välj sedan vilka funktioner du behöver och välj därefter teknik.
Välj teknik som möjliggör delaktighet
Ditt syfte, och det önskade resultatet, påverkar ditt val av teknik. Om du bara vill informera, då räcker det med att skicka ett mejl eller att ha ett grupptelefonsamtal. Om du däremot önskar att deltagarna ska komma med input, då behöver du verktyg där alla kan delta med ljud, bild och möjlighet att skriva tillsammans på en gemensam skrivyta. Till exempel kan du använda Zoom och kombinera det med en länk till en gemensam skrivyta i till exempel Google docs. Eller använda QiQochat som inkluderar både och. Verktyg finns det många av och området utvecklas hela tiden, det viktiga är att du funderar på vilka funktioner du söker och välj verktyg utifrån det.
Du som mötesledare
En stor pusselbit för att skapa delaktighet på möten är mötesledaren, facilitatorn. Ditt förhållningssätt som mötesledare och hur du för mötet framåt påverkar utrymmet för deltagarna. Precis som designen ska ge utrymme för maximala val och maximal frihet, så behöver ditt språk och din framtoning bjuda in till delaktighet. Dina val ska visa att du lyfter fram deltagarna och att du värdesätter deras bidrag, för att ni tillsammans ska nå målet med mötet.
Stort lycka till! Vill du veta mera, hittar du utbildningar här: www.ueklund.se
