Distansmöten

Distansmöten är precis som alla andra möten – de blir bättre om de planeras i förväg!

Distansmöten har länge varit en verklighet i många företag och organisationer. Men många med mig har nog föredragit att mötas ”på riktigt”, så telefonmöten och skypemöten har varit något att använda när vanliga möten inte gått att genomföra. Vi får nu tänka om. Förändringarna i klimatet manar oss att sluta resa i onödan, och just nu i Corona-smittans tider är detta ofta det enda sättet att genomföra möten och utbildningar. Jag har sammanställt en lista med saker som är bra att tänka på för att distansmötet ska bli lyckat.

Förberedelser…

1. Bli kompis med tekniken! En av de viktigaste sakerna är tekniken, om inte den fungerar blir det ju ingen kommunikation överhuvudtaget! Säkerställ att tekniken ni ska använda fungerar och att alla deltagare förstår hur den ska användas. Hur säkerställer du detta? Träna innan mötet!

Tips! Samla all nödvändig information om hur inloggning i mötet ska ske och se till att alla vet var denna information finns och lätt kan nå den.
Sätt en starttid 10 minuter innan själva mötet ska börja så hinner ni lösa de problem som kan uppstå och slipper spilla mötestid på teknikproblem.

2. Skriv en agenda och skicka ut till alla deltagare innan mötet Vad är syftet med mötet? Vad behöver då ske under mötet? Var tydlig med vad som förväntas av mötet och vad ni ska landa i.

3. Bifoga information till agendan Många behöver få tid att tänka igenom exempelvis nya förslag innan de kan vara med och ta beslut i olika frågor. Mötestiden kan också bli mer effektiv på detta sätt.

4. Utse mötesledare och andra viktiga roller Ni kan dela på ansvaret! Någon ansvarar för att agendan följs och någon för att alla får komma till tals. Ju fler som deltar i mötet desto viktigare.

5. Skapa jämlika och inkluderande förutsättningar! Om det är ett stort möte kan det vara en idé att ha mötesfunktionärer på de olika ställena som deltar i distansmötet. Dessa kan då var med i förberedelserna och kan hålla i gruppdiskussioner med mera. Ett annat sätt att hålla inkluderande distansmöten är att alla sitter vid sin egen dator. Då får alla samma förutsättningar att delta och det går att använda tekniken fullt ut, alla kan till exempel använda headset och ljudbilden blir bättre.

Mötet startar…

6. Gör en formell inledning Hälsa välkommen och var tydlig med mötets syfte, att agendan följs och att intentionen är att alla ska komma till tals. Berätta vilka roller var och en har, vad som förväntas av deltagarna och när ni är i mål.

7. Gör en presentationsrunda!

En namnrunda tydliggör vilka som deltar i mötet men låt även var och en säga något kort utifrån sitt läge/uppdrag eller situation. Det kan till exempel vara att svara på en fråga, till exempel ”Hur mår du just nu?” ”Vad ligger högst upp för dig/din grupp just nu?” ”Hur ser det ut där du sitter och jobbar?” Detta gör att alla känner sig mer bekväma med att vara aktiva i mötet samt att teamkänslan stärks.

Hur går ni laget runt på ett distansmöte?
I vissa digitala mötesverktyg finns funktionen att deltagarna kan dra sin profilbild till en särskild plats i en uppritad cirkel och på så sätt skapa en bild av hur ni är placerade. Har ni inte den funktionen kan ni göra så att mötesledaren ber alla rita en cirkel på ett papper. Placera sedan in alla mötesdeltagarna i cirkeln genom att ange var ”på klockan” var och en sitter.
”Samira sitter klockan tolv, Agne sitter klockan tre…” På detta sätt får alla en bild framför sig av hur ni är placerade i förhållande till varandra och vet i vilken ordning man ska tala.

Under mötet…

8. Skapa delaktighet! Ett sätt är att aktivera alla deltagare regelbundet genom att gå laget runt, förslagsvis i samband med nästa punkt på agendan. Låt alltså inte någon fråga hänga i luften, gå ALLTID laget runt och be om tydliga uttalade svar med ja/nej/annat. Exempel på frågor: Är det någon som vill tillägga något innan vi går vidare till nästa punkt? Är alla nöjda med vart vi landade i frågan? Om deltagarna inte verkar vara ”här och nu” så är det dags att förtydliga era mötesregler. Det är allas ansvar att vara närvarande och fokuserade, det är inte ok att kolla mejl, surfa eller jobba med något annat samtidigt som man deltar i ett distansmöte.

9. Glöm inte att ta paus! Har ni långa möten bör ni lägga in pauser precis som vid möten IRL.

Avsluta mötet…

10. Sammanfatta det ni kommit överens om Mötesledaren - eller den som ansvarat för att dokumentera - sammanfattar det ni kommit överens om. Är mötets syfte uppfyllt? Gå gärna laget runt för att få allas ok.

11. Be om feedback En runda då alla får säga en siffra är ett enkelt sätt att utvärdera ett möte. Ställ frågan: Hur bra tyckte ni att mötet var på en skala från 1-5? Beroende på hur resultatet blir bestämmer ni hur ni går vidare. Om alla säger 1 är det så klart läge för att direkt fråga vad det innebär och komma överens om vad ni ska förbättra till nästa möte. Läs mer om hur ni kan jobba med skalor.