För en tid sen höll jag en workshop på temat personlig effektivitet. Ett spännande ämne! Är jag själv en förebild? Ja... hoppas det! Jag kan vara väldigt effektiv och få mycket gjort när det handlar om något jag gillar att göra. Det som är roligt är lätt att avsätta tid för! Men även om det är roliga saker kan det bli för mycket och dags att välja. Hur vet en då att rätt saker prioriteras?
Syftet med workshopen var att få prova på olika verktyg och metoder för att på ett bra sätt planera och hinna med sina arbetsuppgifter. Detta gjordes bland annat genom att vi i en övning identifierade våra tidstjuvar men även delade goda vanor med varandra och lyfte fram framgångsfaktorer. Vi var överens om att det är viktigt att ta ansvar för sin egen effektivitet. Att ha självkännedom och veta vad som påverkar mig och hur effektiv jag kan vara är en bra start. Jobbar jag bäst på morgonen eller kvällen? Kan jag anpassa min arbetstid efter detta? Behöver jag lugn och ro för vissa arbetsuppgifter - hur skapar jag i så fall det?
Som start- och presentationsövning fick deltagarna fundera ut och presentera en förebild inom personlig effektivitet. Någon de känner. Kanske en familjemedlem, kollega (nuvarande eller före detta), granne eller vän? Varför är denna person en förebild? Vilka är framgångsfaktorerna? I turordning fick deltagarna berätta om sin vän, och vi fick upp ett antal gemensamma nämnare för personlig effektivit. Nyckelord som kom upp var: struktur, sätta gränser, ha energi, en sak i taget, avsätta tid för det viktiga först m.m. Dessa nyckelord kom att genomsyra hela workshopen.
En av metoderna som deltagarna fick prova på är en klassisk metod att använda vid prioritering. Jag har beskrivit den här. För det är ju HUR vi använder vår tid som avgör om vi får något gjort eller inte. Vi har alla samma antal timmar, 24 timmar på ett dygn, 168 timmar i veckan - varken mer eller mindre. Det går inte att hinna med allt en vill, måste eller borde. Vi hinner det vi prioriterar! Prioriterar du inte aktivt själv så gör någon annan det åt dig. Varje person äger sin egen tid. För att illustrera läste jag även denna berättelse för deltagarna. Den är inte ny, men bra! Den ger oss perspektiv på saker och ting och vi påminns om vad som är det viktiga i livet. För att just påminna mig så har jag en post it-lapp på min dator med följande frågor:
Vilka är "golfbollarna" i mitt liv? Behöver de ha mer utrymme? Hur ska jag göra för att ge dom det?
Vilka är småstenarna? Får de lagom med utrymme?
Vad representerar sanden i mitt liv? Kan jag ta bort eller minska ner på dessa saker?
Är det kanske dags för en fika med en kompis? :-D
Vi hade flera symboler under workshopen - det är ett bra sätt för hjärnan att komma ihåg alla goda råd. Till exempel: Hur äter man upp en elefant? - En bit i taget! Elefanten = den där stora tunga jobbiga arbetsuppgiften som verkar så svår att ta tag i... Det rådet handlar förstås om att bryta ner en stor uppgift i mindre delar, och ta en sak i taget! Att helt enkelt börja någonstans!
På-skriv-om jobbiga arbetsuppgifter så finns ytterligare en uttryck (med djursymbol!) som lär oss hur vi ska ta itu med dem: Svälj den fulaste grodan först! Jobbiga uppgifter som vi inte tagit tag i kan ligga och störa oss undermedvetet och ta vår energi. Till exempel ett samtal som vi borde ta med någon, arbetsuppgifter som är tråkiga... Att gå omkring och fundera över det en borde göra men inte har gjort sänker motivationen och därmed produktiviteten. Du får ont i magen och känner dig stressad. Känner du igen dig? Jämför detta med känslan att faktiskt ha tagit tag i den där gamla surdegen, "ha svalt den där fula grodan" - så skönt det känns när det är gjort! Alla de andra grodorna kommer att glida ner så mycket lättare efter detta! :-)
En annan illustrerande berättelse som jag läste var den om att slipa yxan. Går det att vara effektiv om det enda verktyg som finns är en gammal slö yxa? Vi behöver se till att ha bra redskap och tid för återhämtning. Det är en lönande investering! Har du några slöa yxor i ditt liv som du behöver slipa?
Vi pratade också om "Good enough" och om att släppa perfektionskraven och vara nöjd med det en faktiskt åstadkommit. Det finns mycket att vinna på att spana efter och lyfta fram framgångar istället för att haka upp oss på det som gick mindre bra. Kan vi göra mer av det som fungerar? Vi är också varandras arbetsmiljö - kan vi hjälpa varandra att bli mer effektiva och må bra på arbetet? Ett sätt att få koll på balansen i livet är att använda sig av den här metoden.
För att inte workshopen skulle falla i glömska och alla god råd och bra idéer bli oprövade så fick deltagarna en sista uppgift, nämligen att under en stund reflektera över "Mitt första steg till förändring - hur ser det ut?" Var och en fick bestämma sig för något de ville göra för att förbättra och effektivisera sitt arbetssätt, och skriva ned det på ett papper. Detta första steget till förändring skulle vara väldigt konkret och de fick också planera in när de skulle göra detta.
När vi planerade upplägget för workshopen hoppades vi att deltagarna skulle gå därifrån med nya idéer kring hur de kan jobba effektivt och hur de kan känna sig nöjdare med det de gör. Har du som läser det här fått någon ny idé av det här inlägget? Eller har du ytterligare ett tips att dela med dig av? Skriv gärna en kommentar!
