Att göra en processkartläggning kan vara utvecklande för en arbetsgrupp. Processer finns i alla företag och organisationer, vare sig vi väljer att arbeta med dem eller inte. Genom att kartlägga en process och se hur aktiviteter hänger ihop med varandra skapas en gemensam bild av hur man jobbar - en processkarta. Det blir som att spela upp en film - ruta för ruta följer man händelseförloppet och ser hur samspelet fungerar mellan procesens olika aktörer. Med process menas ett arbetsflöde som har en början och ett slut och har en kund i slutändan som efterfrågar ett gott resultat/en leverans/en vara.
Vad är bra med processkartläggning?
- Man skapar samsyn på processen och en tydligare bild av allas roller och uppgifter, medarbetarna ser hur de bidrar till helheten.
- Processen blir överblickbar och förbättringsområden identifieras t ex flaskhalsar och onödigt tidskrävande rutiner.
- Medarbetarna involveras i utvecklingsarbetet och kan lättare genomföra förändringar när de förstår varför det ska göras.
- Man kan minska kostnader och få högre effektivitet.
- Verksamheten fokuserar på kundnytta genom att säkerställa att allt som utförs bidrar till leveransen och är till värde för kunden - vare sig det gäller en produkt eller tjänst.
Tips för att lyckas:
- Det är viktigt att definiera syfte och mål med processkartläggningen. En framgångsfaktor är att involvera medarbetarna och besvara dessa frågor: Varför ska vi göra kartläggningen? Vad ska resultatet användas till? Vilka ska delta i kartläggningen? Vilka ska vara delaktiga i analysen? Hur ska vi genomföra eventuella förändringar?
- När man kartlägger processen kan man med fördel göra det i en workshop, då aktörer/medarbetare som arbetar i de olika delarna av processen kan vara med.
- Att göra en processkartläggning kan ta tid men det är väl investerade timmar. Det är bättre att avsätta fler träffar än att försöka skynda på processen.
- Använd långa och stora papper, till exempel på rulle eller många hopsatta blädderblocksblad och en stor bords-, vägg- eller golvyta.
- Se till att ha många notislappar (och tuschpennor med smal spets att skriva med) att skriva aktiviteterna på. Använd verb och substantiv t ex "överlämna blankett", dvs både hur och vad.
- Använd enkla symboler. En vågrät kvadrat/notislapp per aktivitet. Ritar man eller ställer den på högkant innebär det att det finns valmöjligheter i detta steg, dvs det finns flera alternativ i nästa steg i processen.
- Kartlägg hur det verkligen ser ut (om det inte är en ny process som ska kartläggas), inte hur det borde vara. Om man inte är verklighetstrogen så ser man inte var ev. problemorsaker finns.
- När hela processen är beskriven kan man behöva kontrollera kartläggningen med personer som inte varit med men som är aktörer i processen. Stämmer flödet? Saknas något? Justera vid behov.
- För att kunna jämföra med något kan man även rita upp en idealisk process (eller en jämförbar process som ni hittat genom benchmarking). Då kan man jämföra det faktiska flödet med det idealiska för att upptäcka förbättringsmöjligheter.
1. Kartläggning
Börja med att definiera vad som är ingången i processen som ska kartläggas, t ex ett specifikt kundbehov, och skriv detta på tavlan/väggen. Rita en cirkel runt för att visa att det är input i processen. Gör på samma sätt med processens output, dvs vad den resulterar i, t ex en specifik leverans. Nu har ni start och slut och uppgiften blir att beskriva processen där emellan.
Kartlägg alla aktörer i processen. Vem eller vilka är det som gör något? Använd en notislapp för varje aktör och skriv namn eller funktion på lappen. Fäst sedan lapparna i en lodrät rad längst till vänster på kartan.
Vad är det första som händer i processen? Troligen är det så att någon av aktörerna (i den vänstra lodräta raden) gör något. Ta en ny notislapp och skriv upp vad som görs - dvs en aktivitet. Sätt lappen till höger om den aktörens notislapp.
Vad händer sedan? Nu är det dags att involvera alla deltagare i workshopen. Be dem att skriva ner alla aktiviteter de kan komma på, en aktivitet per notislapp. När alla aktiviteter är nedskrivna börjar arbetet med att sortera dem. Sorteringen kan behöva ske i flera steg. Börja med att klustra de som handlar om samma sak. Bestäm vilken formulering som bäst beskriver detta steg i processen och använd den (skriv ev. en ny notislapp med denna formulering). När ni gjort detta är det dags att sortera aktiviteterna i den ordning de utförs.
Vilket är steg nummer två i processen? Sätt den lappen till höger om den föregående och på samma höjd som lappen för aktören som utför handlingen -så man ser tydligt vem som ansvarar för varje aktivitet. Processkartan byggs sen på med den ena händelsen efter den andra. Bind samman genom att rita pilar mellan lapparna.
2. Analys
När man känner sig nöjd med nulägesbeskrivningen är det dags att ta titt på processen. Hur ser det ut? Är detta det bästa sättet att uföra vårt jobb på? Finns det dubbelarbete, oklarheter, kritiska situationer, väntesituationer, flaskhalsar, är processen onödigt krånglig? Kan vi förenkla och förbättra? I de aktiviteter ni hittar problem markerar ni med röd penna. Skriv sedan upp problemen på ett blädderblad och se till att ni är eniga om vad dessa innebär. Poppar det upp nya bra idéer? Skriv upp dem och spara tills det är dags att arbeta fram lösningar.
3. Målbild och handlingsplan
När man är överens om vad man vill förändra, dvs hur det hela kan bli bättre, då kan man flytta om lapparna på kartan (eller rita nytt), för att skapa en bild av hur man vill ha det. Vad behöver ni göra för att nå dit? Gör en handlingsplan tillsammans - med aktiviteter, ansvarig, datum då alla förändringar ska vara genomförda. Beskrivning av en enkel handlingsplan hittar du här.
Följ upp och återkoppla när ni lyckats.